マイナンバーの実務上の留意点 その９
– 国年第3号被保険者からの番号収集 –
これまでお知らせしたとおり、来年1月から従業員と扶養家族関連については、各企業の責任で収集※しなければならないマイナンバーは従業員のみです。※注）ここで言うマイナンバーの収集とは本人確認を指し、本人確認とは番号確認と運転免許証等による身元確認の双方をいいます。
唯一の例外が、今回お知らせする従業員の配偶者のための国民年金の第3号被保険者届です。この届出は会社が届出責任者となるため会社が従業員の配偶者者の本人確認（番号確認と身元確認）の責任を負います。しかしながら従業員の配偶者は当然のことながら従業員ではないため、これまでお知らせしたような就業規則に、会社が行う番号収集に対する協力義務を謳ったところでその効力は配偶者には及ばないことになります。そこでよく言われている便宜的な扱いが、配偶者が従業員をその代理人に指名し、代理人届を会社に提出することで、会社は配偶者の番号収集手続きを従業員に指示するという方法です。
この手続きフローをはっきりとさせておきたいと思います。必要なフローは次の通りとなります。① 代理人届 配偶者は当該従業員を自分の代理人とする委任状（様式案 下段）を作成する。 ② 配偶者の番号確認 配偶者は自分の個人番号を示す書類（現状では通知カードが通常と考えます）の写しを用意する ③ 従業員の身元確認 従業員は自分の運転免許証等の写を用意する。 ④ ①から③までの書類を会社に提出する。
ご注意いただきたいのは、第3号被保険者の届出の際は従業員の身元確認を都度行う必要がある点です。目下のところ、第3号被保険者届に限っていえば、すでに運転免許証等で従業員の身元確認が済んでいる場合でも、再度従業員の身元確認を行わなければならないとしています。身元確認の省略は法違反となります。
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委任状
私は、国民年金第3号被保険者の届出に際して、以下の者を代理人と定め、（会社名）に個人番号を提供する権限を与えます。
受任者（ 従業員氏名 ）
年 月 日
委任者（従業員の配偶者氏名） ㊞
注：本委任状に、以下の書類の写しを添えて、封入し、密封の上、人事部XXXまでご提出ください。なお郵送の場合は簡易書留をご利用ください。
①ご本人（配偶者）の個人番号確認（通知カードまたは個人番号カードの写し）のための書類
②従業員の身元確認（運転免許証またはパスポートの写し）のための書類
なお、上記カッコ書きの書類をお持ちでない場合は人事部（tel：00-0000-0000 メールアドレス ＠ ）までご照会ください。
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注：ＰＭＰ通信のマイナンバーについてのお知らせはその時点での行政等からの情報発信をベースとしています。そのためその内容によっては都度付記を加えたり修正したりする場合がございます。ご了承ください。
